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Le volume des travaux administratifs de l’entreprise dépendra essentiellement de ses métiers et de sa taille. Quoi qu’il en soit, pour certaines structures, ces opérations peuvent être aussi chronophages que fastidieuses et nécessiter la mobilisation de ressources humaines et technologiques considérables. L’externalisation des tâches administratives se présente alors comme l’option la plus pratique, et qui ne manque pas d’avantages.
Principes et avantages
L’externalisation de la gestion administrative d’une entreprise consiste simplement à laisser tout ou partie des travaux qui s’y rapportent aux bons soins de professionnels confirmés. Cette solution répond aux besoins des petites et moyennes structures dont les dirigeants ne disposent pas de temps ou des compétences requises pour s’en occuper, ou qui n’ont pas les moyens, financiers notamment, de mettre en place un service administratif en interne.
Les principaux avantages résident dans le fait que les tâches confiées à des prestataires externes seront effectuées par des experts. Vous gagnez ainsi en temps et en efficacité pour ces travaux, mais vous avez également la possibilité de vous focaliser sur votre cœur de métier, sur la croissance de votre entreprise et sur les urgences.
Quels sont les travaux qui peuvent être externalisés ?
L’outsourcing des services administratifs peut concerner pratiquement tous les travaux relevant de l’aspect administratif de l’entreprise. Toutes les tâches qui peuvent être effectuées à distance notamment. La plupart des structures qui recourent à cette solution le font pour se délester des opérations répétitives et fastidieuses comme la saisie comptable, la gestion et la mise à jour de bases de données, le suivi des factures et la relance des clients, etc.
En d’autres termes, l’externalisation constitue une alternative qui ne manque pas d’intérêts pour la réalisation des tâches de secrétariat ainsi que celles liées à la gestion des RH ou par extension celles relatives à la comptabilité. Elle permet de disposer d’un ou de plusieurs assistants virtuels dont les compétences répondront exactement à vos besoins et aux exigences de vos métiers.
Bien choisir les moyens et le partenaire pour l’outsourcing
La mise en place de l’externalisation des travaux administratifs de votre entreprise nécessitera quelques précautions. Vous devrez définir vos besoins en amont pour identifier les tâches à confier à des prestataires externes d’une part, et pour déterminer les moyens (humains, techniques et technologies) requis pour assurer le bon déroulement de la collaboration avec le prestataire d’autre part. Par ailleurs, l’outsourcing étant un partenariat à distance, il est essentiel de bien choisir vos collaborateurs. L’objectif étant d’assurer la bonne marche des missions et surtout la sécurité de vos données et informations.